Informasjon om personvern

Som tillitsvalgt eller styremedlem i NAF vil du av og til behandle opplysninger om medlemmer, deltakere på arrangementer, samarbeidspartnere eller andre personer som er i kontakt med lokalavdelingen eller klubben.

Når vi gjør dette, må vi følge personvernlovgivningen. Reglene i lovverket gjelder for alle som behandler personopplysninger – dette inkluderer også frivillige og tillitsvalgte som behandler personopplysninger på vegne av NAF.

Personvern handler i bunn og grunn om respekt for den enkeltes privatliv. De som deler opplysninger med NAF skal kunne være trygg på at opplysningene brukes på en trygg, riktig og ansvarlig måte.

Hva er en personopplysning?

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes til en person. Dette kan være opplysninger som:

Men også opplysninger som indirekte kan identifisere noen, for eksempel bilder, registreringsnummer eller en kombinasjon av opplysninger som gjør det mulig å kjenne igjen personen.

Kort fortalt: hvis opplysningene kan kobles til en bestemt person, så er det en personopplysning.

Hvorfor har vi regler om personvern?

Personvernregelverket skal beskytte enkeltpersoner mot at opplysninger om dem brukes på en måte som de ikke forventer eller som kan være belastende for dem. For NAF betyr dette blant annet at vi må være bevisste på:

God personvernhåndtering handler ikke bare om å følge loven, det handler om å ta vare på medlemmenes tillit til NAF.

Grunnprinsipper vi følger

Personvernregelverket bygger på noen grunnleggende prinsipper. Ved å bruke disse prinsippene som veiledning, vil vi lettere kunne etterleve reglene.

1. Ha et tydelig formål

Vi skal vite hvorfor vi trenger opplysningene før vi samler dem inn. Opplysninger som samles inn til ett formål, skal ikke uten videre brukes til noe annet.

2. Samle bare inn det som er nødvendig

Vi skal ikke be om flere opplysninger enn det vi faktisk trenger. Jo færre personopplysninger vi behandler, desto mindre er også risikoen hvis noe skulle gå galt.

3. Sørg for at opplysningene er riktige

Opplysningene vi bruker skal være korrekte og oppdaterte. Bruker vi feil eller utdaterte personopplysninger, kan dette føre til misforståelser og feil behandling.

4. Ikke oppbevar opplysninger lenger enn nødvendig

Når vi ikke lenger trenger personopplysningene, skal de slettes eller fjernes.

5. Pass godt på opplysningene

Når vi behandler personopplysninger er vi ansvarlige for at disse er beskyttet mot innsyn, tap og uautorisert bruk. Alle som behandler personopplysninger på vegne av NAF har et ansvar for dette.

Når bør du være spesielt oppmerksom?

Personvernspørsmål oppstår ofte i forbindelse med:

Hvis du er usikker på om personopplysninger kan brukes, deles eller lagres, bør du undersøke nærmere før du går videre.

Hvis noe går galt

Dersom uhellet er ute og personopplysninger kommer på avveie eller du mistenker at de har blitt delt med feil personer, er det viktig å si ifra så raskt som mulig. Si ifra til Forbundskontoret eller til personvernombud@naf.no. Tidlig varsling gjør det lettere å begrense konsekvensene og håndtere situasjonen på en riktig måte.

Her finner du mer hjelp

I guiden til tillitsvalgte har vi laget noen rutiner som skal hjelpe deg å ivareta personvernregelverket. Du kan også lese mer om hvordan NAF behandler personopplysninger i personvernerklæringen. Hvis du lurer på noe om personvern, kan du ta kontakt med personvernombudet på personvernombudet@naf.no.